Numărul IMM-urilor românești care îndeplinesc criteriile de bază privind nivelul de digitalizare este scăzut în comparație cu media UE (27% față de 57,7%). Performanța în ceea ce privește digitalizarea serviciilor publice rămâne redusă. Deși România depune eforturi pentru a crește nivelul competențelor digitale, peste 72% din populația nu dispune încă de competențe digitale de bază, relevă rapoartele Comisiei Europene.
Digitalizarea în România avansează cu viteze diferite în sectorul public și cel privat. Firmele private în special din industriile bancară, sănătate sau retail au fost forțate de împrejurări concurența acerbă să se transforme digital, dar instituțiile de stat sunt încă prinse în inerția birocrației și lipsa de viziune strategică. În mediul privat, digitalizarea nu mai este un moft, ci o necesitate pentru scalare și eficiență. În sistemul public lipsa bugetelor multianuale și absența ownership-ului fac implementarea proiectelor de IT un proces greoi sau chiar eșuează.
Am stat de vorbă cu Horia Negulescu, fondator MATRICIA, companie cu peste 28 de ani de experiență în digitalizarea proceselor de business. Acesta vorbește într-un interviu pentru platforma editorială Republica.ro despre ce înseamnă cu adevărat digitalizarea, de ce nu e suficient să ai servere și un pachet de Office ca să pretinzi că „te-ai digitalizat” și mai ales cum putem scoate emailul și WhatsApp-ul din rutina zilnică a companiilor, unde sunt folosite la scară largă.
Principalele declarații pe scurt:
- Digitalizarea nu înseamnă să pui niște computere în companie. E o transformare de business care trebuie să producă eficiență și servicii mai bune pentru clienți.
- Nu digitalizăm de dragul digitalizarii. Scopul e să economisim timp și să ajutăm afacerea sa scaleze.
- Primul pas nu e software-ul, ci strategia. Trebuie să știi unde vrei să ajungi și apoi îți aliniezi procesele.
- WhatsApp-ul și e-mailul sunt cele mai toxice unelte pentru task management. Nu poți avea accountability real acolo. Toate companiile care nu sunt în banking sau super reglementate lucrează pe WhatsApp. Grupuri de sales, grupuri de livrare, grupuri pentru tot. Și ne-am pus întrebarea: cum poți căuta un document pe WhatsApp? N-ai cum. Te duci pe thread-uri, dai scroll, încerci să găsești ceva... E complet ineficient.
- TaskLight, pe care-l vom lansa până la finalul anului, răspunde fix acestei probleme: scoate haosul din comunicare și structurează sarcinile, ownership-ul și documentele. Este construit în jurul ideii de business items: oameni, proiecte, deal-uri, clienți, furnizori, toate structurate clar și conectate cu AI.
- În companiile mari, un HR modern trebuie să fie complet digitalizat, de la recrutare la evaluare și management de performanță.
- Statul român nu are o strategie de digitalizare. Ar trebui să impună sisteme unificate pentru primarii, spitale și școli.
- AI-ul nu funcționează peste dosar cu șină. Trebuie să ai un sistem bine structurat pentru a extrage valoare din AI.
Interviul pe larg, mai jos:
Ce înseamnă, de fapt, digitalizarea unei companii?
Digitalizarea este, în opinia mea, o transformare. Nu este faptul că punem niște computere prin firmă și ne apucăm să lucrăm pe Office. E o chestiune mult mai complexă, care, teoretic, ar trebui să aibă niște rezultate foarte concrete în activitatea companiei.
Digitalizarea, în esență, ar trebui să fie un mijloc prin care reduci timpul de lucru, prin care comprimi timpii în care se realizează anumite sarcini și în același timp, crești calitatea serviciilor oferite clienților. Dacă reușești să faci ambele, putem spune că ai avut un proces de digitalizare reușit. Nu e doar despre computere sau aplicații. Este despre a transforma modul în care oamenii lucrează. „Digitalizarea” e un termen umbrelă. E un ”catch-all term”, cum zic americanii. Poate însemna orice: de la a aduce laptopuri într-un departament, până la a automatiza complet fluxuri bancare sau a introduce roboți în fabrici. Fiecare proiect e diferit. Trebuie adaptat la cultura organizațională, la obiectivele strategice și, mai ales, la oamenii care vor lucra efectiv în acel sistem.
Diferă procesul de a un caz la altul?
Dacă managementul vrea eficiență și servicii mai bune pentru clienți, digitalizarea devine un instrument natural. Istoric vorbind, eu zic că fac parte din povestea digitalizării în România. Sunt în industria asta de 28 de ani. Prin mâinile noastre au trecut, probabil, 400-500 de companii, de la ERP-uri, CRM-uri, document management, process management.
Am văzut procese eficiente și transformări reale. Îmi aduc aminte de o companie de stat, era prin 1999. A fost cumpărată de o firmă elvețiană. Aveau 1.100 de oameni. După transformare, rămăseseră 200. Și produceau la fel. A fost o transformare completă, iar digitalizarea a fost un pilon care a permis toate celelalte schimbări.
Să spunem că sunt antreprenor și mă întreb dacă să încep acest proces. Care sunt pașii concreți pe care ar trebui să-i urmez?
Antreprenorul trebuie să-și definească strategie. Trebuie să știe unde vrea să ajungă cu firma lui peste 3, 5, 10 ani. Doar după ce ai o viziune clară poți să treci la următorul pas: alinierea proceselor din companie cu strategia respectivă.
Aici putem interveni noi. Pentru că avem experiență relevantă în a pune cap la cap logica de business. Nu discutăm încă despre software. Discutăm despre ce vrei să obții. Vii și spui: „Cum aș putea să-mi fac mai eficient procesul de vânzare?”, „Cum pot optimiza aprovizionarea?”. Ne uităm la proces, îl înțelegem și desenăm o varianta mai buna si mai eficienta . După ce ai harta, atunci poți veni cu un instrument software care să susțină procesul.
Întotdeauna am spus că digitalizarea are un sens până la un punct. Dacă încerci să digitalizezi tot, riști să consumi prea mulți bani și prea multă energie pentru un câștig marginal. Funcționează foarte bine regula lui Pareto – 80/20. Adică te concentrezi pe 80% din problemă și eviți să te blochezi în restul de 20%.
Dați-mi un exemplu de proces care poate fi digitalizat, dar la care mulți antreprenori poate nici nu se gândesc.
O firmă de contabilitate prestează servicii pentru 100 de clienți. În mod tradițional, ea lucrează cu documente trimise pe mail sau preluate fizic, uneori cu sacoșa, odată pe săptămână sau pe lună. Un contabil le înregistrează și pe 25 ale lunii se face raportarea către client.
În realitate, e un proces ineficient. Nu ajută compania-client, care nu are acces la date în timp real. Ajută doar statul român, că-și primește taxele la timp. Dar dacă firma respectivă ar avea un sistem informatic în care documentele sunt încărcate zilnic, contabilul le înregistrează imediat, iar clientul poate vedea în orice moment câți clienți nu au plătit, ce furnizori are de achitat, cât profit a făcut, lucrurile se schimbă radical. E o valoare reală adăugată pentru client și o oportunitate pentru firma de contabilitate de a-și crește prețul, pentru că oferă un serviciu premium.
Sectorul bancar pare cel mai avansat. De ce?
Pentru că au constrângeri de compliance și securitate. Se digitalizează onboarding-ul, KYC (know your customer), popriri, credite, evaluări externe. Dar important e să nu pierzi componenta umană. La final, omul vrea să interacționeze cu alt om, în sănătate, educație și bani. Aici, digitalizarea trebuie să ajute, nu să înlocuiască.
HR. Poate fi digitalizat?
Apoi urmează interviurile. Unul face interviul, notează observațiile într-un document Word sau într-un email. Alt coleg face al doilea interviu și își scrie feedbackul într-un alt canal. Toate aceste informații esențiale se disipă: sunt împrăștiate prin inboxuri, foldere personale, sau, mai rău, doar în mintea oamenilor. Și mai grav e că, în lipsa unui sistem clar, nu ai trasabilitate. Dacă cineva întreabă după două luni de ce nu a fost ales candidatul X, nimeni nu mai știe clar cine ce a spus, ce criterii s-au folosit sau ce concluzii s-au tras.Unul dintre cele mai haotice procese într-o companie este cel de recrutare.Paradoxal, este și unul dintre cele mai importante pentru viitorul organizației. În varianta clasică, totul începe cu o nevoie: „Avem nevoie de cineva pe poziția X”. De aici, lucrurile se împrăștie. Încep să curgă emailurile. Oamenii din HR trimit CV-uri pe mail către manageri. Fiecare deschide un fișier, îl salvează, îl uită. Managerul vede câteva CV-uri, își face o părere vagă, eventual notează mental două-trei idei. Nimic nu e structurat, nimic nu rămâne într-un singur loc. Nu există un istoric comun al interacțiunilor cu candidații.
În plus, firmele care colaborează cu agenții externe de recrutare sunt expuse și mai mult la această lipsă de coerență. De multe ori, agențiile trimit CV-uri pe email, fără o logică clară. Nu există o zonă comună unde să fie vizibile toate candidaturile, etapele în care se află, notele de interviu sau feedbackurile parțiale.
Dacă tot acest proces s-ar desfășura într-un sistem, într-un spațiu unic și structurat – acolo unde adaugi poziția deschisă, acolo unde agențiile urcă CV-urile, unde se fac notările, evaluările, unde toți cei implicați pot colabora- atunci procesul ar deveni coerent. Poți vedea cine a făcut interviul, ce a remarcat, dacă e un consens sau nu. Devine o bază de date vie, care sprijină decizia și reduce timpul pierdut în ping-pong-uri inutile.
Sunt emailul și WhatsApp-ul sunt cele mai toxice instrumente pentru gestionarea sarcinilor? De ce susțineți asta?
Mailul era revoluționar în ’97. Acum a devenit o problemă. Îți trimiți documentele pe mail, aștepți răspunsuri, dar dacă omul nu confirmă că a făcut ceva, nu știi nimic. Unii răspund, alții nu. Iar WhatsApp-ul... e și mai haotic. Trimiți documente acolo, pe grupuri, între colegi, între manageri, și apoi nu mai găsești nimic. Nu ai structură, nu ai consistență, nu ai ownership.
Noi am văzut asta peste tot. Toate companiile care nu sunt în banking sau super reglementate lucrează pe WhatsApp. Grupuri de sales, grupuri de livrare, grupuri pentru tot. Și ne-am pus întrebarea: cum poți căuta un document pe WhatsApp? N-ai cum. Te duci pe thread-uri, dai scroll, încerci să găsești ceva... E complet ineficient.
Așa s-a născut ideea TaskLight. Am vrut să construim o aplicație care să păstreze ușurința conversației tip chat, dar să adauge control: ownership, documente, sarcini clare, responsabilitate. Când îi dai unui coleg un task, îl vezi. Dacă e menționat doar, e în CC, cum ar veni. Dacă e assign-at, apare la el la ”my tasks” și nu dispare până nu-l finalizează sau îl pasează mai departe.
TaskLight e doar pentru companii mari?
Noi începem cu grupurile de management. Pentru că acolo se iau deciziile. CEO-ul are cinci oameni sub el. Trimite documente, taskuri, cereri. În loc să stea în Outlook sau în zece grupuri de WhatsApp, totul e într-un singur loc.
Avem și funcționalitate AI. Dacă primești un contract de 15 pagini și n-ai timp să-l citești, poți cere un rezumat, poți întreba ce zice despre clauza de confidențialitate. Dar ca să poți face asta, trebuie să ai un sistem. Că AI-ul nu funcționează peste dosar cu șină.
Ce înseamnă "business items" în contextul TaskLight?
Orice business e compus din clienți, proiecte, furnizori, angajați, deal-uri. Noi am predefinit aceste entități în TaskLight. Cu ajutorul AI-ului, aplicația înțelege despre cine sau ce este vorba și le leagă automat de task-uri și documente relevante. Când cauți un client, vezi tot istoricul conversațiilor și fișierelor legate de el. E o hartă coerentă, nu un mozaic de emailuri.
Ați lucrat și cu statul. Cum arată digitalizarea acolo?
Știm toți că e o zonă unde se înaintează dificil. Singurul nostru proiect mare de succes in zona publica a fost la Curtea de Conturi, realizat din fonduri europene, implementat complet. Registraturi digitale, documente, procese, 1.500 de oameni îl folosesc zilnic in activitatile lor
Noi nu ne-am focusat pe zona publica pentru ca acolo nu există ownership. Nu ai cum să faci digitalizare fără cineva care să spună: „proiectul ăsta e al meu și îl duc la capăt”.
Ce ar trebui făcut, totuși?
Trebuie o strategie națională foarte clară, pe 10 ani. Să spui- toate primăriile din România au voie să aleagă din două sisteme. Toate spitalele aleg din trei. Nu fiecare ce vrea. Așa a făcut Estonia. Consistență, asta lipsește și oameni competenți. Sunt în piață, dar trebuie aduși, susținuți și lăsați să lucreze.
Pandemia a ajutat?
A accelerat, da. Ne-a făcut să vedem că putem face întâlniri online, că putem lucra remote, că trebuie VPN, securitate. Dar în multe cazuri a fost o digitalizare superficială: Zoom, Teams, Google. Totuși, a deschis un drum.
Unde vedeți provocările pentru România în următorii 10 ani?
Lipsa unei strategii coerente. Dacă ai o strategie și bugete multianuale, dacă ai oameni care să-și asume proiectele și dacă folosești platforme moderne în loc să scrii soft de la zero, ai șanse. Altfel, totul e pe termen scurt și cu rezultate slabe.
Acest interviu a fost realizat cu sprijinul Matricia
Urmăriți Republica pe Google News
Urmăriți Republica pe Threads
Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp
Alătură-te comunității noastre. Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.