De ce se mută organizațiile non-guvernamentale în cloud

Puțin peste 50% din organizațiile non-guvernamentale care activează în România aveau pagini de prezentare pe internet la jumătatea lui 2015, relevă un studiu realizat la anul trecut.

Nevoia de digitalizare a activității, de stocare a informațiilor, dar și necesitatea comunicării de la distanță a membrilor cu ajutorul instrumentelor moderne care pot fi utilizate pe toate device-urile conectate la internet îi determină pe activiști să se adapteze și să integreze cele mai noi tehnologii. În multe cazuri, acest upgrade înseamnă ca primi pași trecerea la programe software cu licență care să fie folosite de toți angajații sau colaboratorii pentru activitatea de zi cu zi, ceea ce asigură securitatea datelor și operațiunilor.

Însă în cazul organizațiilor mai mari, cu mai multe filiale, adoptarea soluțiilor profesioniste pentru administrarea conturilor de email, a documentelor accesate de la distanță de mai multe persoane în același timp, dar și modalitățile de comunica video devine extrem de importantă. Odată cu integrarea acestora, reprezentanții ONG-urilor constată avantajele incontestabile ale tehnologizării. Dispar îngrădirile impuse de stocarea fizică, dar și limitările de timp și spațiu atunci când, de exemplu, membrii organizațiilor trebuie să descarce sau să facă upload de informații, să primească sau să trimită fișiere la centru, într-un interval orar scurt sau chiar simultan.

Articol susținut de Microsoft România.

Sudiu de caz: Societatea Națională de Cruce Roșie din România.

Crucea Roșie oferă asistență umanitară în caz de dezastre și asistență persoanelor vulnerabile. Organizația are 47 de fililale în România și este considerată una din cele mai mari de acest tip. Dezvoltarea continuă a activității a adus cu sine și provocări. Unde stochezi un volum mare de informații și cum facilitezi comunicarea între reprezentanții ONG-ului, aflați la sute de kilometri distanță unii de alții sau de sediul central, dar care - în multe cazuri- au aceeași misiune?

În primii ani, organizația a folosit un server Exchange, un server intern și două hard-disk-uri externe pentru a stoca documentele. Aceste resurse s-au dovedit a fi foarte repede depășite și apoi greu de administrat. ”Noi preluam conținut multimedia de la filalale și atunci foloseam tot felul de servicii de transfer de date care sunt condiționate de cantitatea de date pe care o transmiți”, povesteste Viorel Tudor, IT Expert Crucea Roșie.

Departamentul de IT a testat mai multe soluții de pe piață, unele dintre acestea open-source, dar s-a oprit la Office 365. La început, produsul a fost testat pe un număr mai mic de utizatori, apoi întreaga organizație a migrat în 2015 către Microsoft: 40 de conturi de email a câte 4 Giga Bites fiecare, fapt care a dus și la o uniformizare a domeniului pentru adresele de email. „Deja se vede ca ai statut, e totul unitar. Dacă vorbesc cu o filială de Crucea Roșie București și pe urmă mă duc în Hunedoara, faptul că văd aceeași adresă de email cu domeniul @crucearosie.ro denotă, până la urmă integritate la nivel de organizație”, este de părere Viorel Tudor.

Unul dintre programele din Office 365 care a avut un impact imediat în organizație a fost rețeaua Yammer, o rețea socială privată oferită ca serviciu pentru companii. Pentru a explica tuturor colegilor despre cum se face migrarea conturilor, Viorel Tudor a realizat câteva filmulețe video pe care le-a înregistrat cu Lync și le-a postat pe Yammer, unde colegii lui au putut să pună întrebări. În prezent, rețeaua Yammer a organizației Crucea Rosie este organizată pe departamente de acțiune și filiale, ceea ce ajută și eficientizează munca în interiorul echipelor și între acestea la acțiuni comune.

De la soluție de email unitară, la cloud și ședințe de la distanță

Una din cele mai folosite aplicații ale pachetului Office 365 este Lync. Aceasta îi ajută să organizeze ședințe online indiferent unde se află participanții, care dacă au legătura stabilă la internet pot să utilizeze și Skype, compatibilitatea între cele două aplicații fiind perfectă. „Lync-ul vine deja cu sistemul acesta de voting. Scrii întrebările și apoi poți să faci sesiuni de training cu voluntarii. Daca vrei să diseminezi informații, în țară sau tot în cadrul organizației, poți să faci screen-sharing cu Lync și poți să le arăti, poți să prezinți orice idee de proiect”, explică Viorel Tudor, IT Expert Crucea Roșie.

Societatea Națională de Cruce Roșie din România lucreaza cu mulți beneficiari și are nevoie de un sistem strict de control al informațiilor: „Am reușit să testăm pe Share Point o baza centralizată pe administrativ, juridic și așa mai departe. Practic, în Share Point avem un document template. Filialele trebuie să raporteze către sediul central anumite documente financiare și le pot incarca direct acolo. Dacă se șterg din greșeală, există control de versiune unde poți să vezi, să-ți recuperezi documentele și versiunile anterioare ale documentelor”, spune Viorel Tudor.

Microsoft oferă, prin inițiativa (Product Donation), programe software cu licență, soluții de cloud și stocare a informației, cu ajutorul cărora organizațiile non-profit pot avea acces la tehnologie cu titlu gratuit sau cu reducere pentru un număr crescut de conturi. 

În România, donațiile Microsoft pentru ONG-uri pot fi accesate prin TechSoup. Peste 1.900 de organizații non-guvernamentale din România sunt deja parte din Programul TechSoup România, programul de resurse de tehnologie care oferă acces la produse software și servicii cloud.

Urmăriți Republica pe Google News

Urmăriți Republica pe Threads

Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp