Colegii mei, „John” de la juridic și „Cindy”, responsabilă cu copywriting-ul. AI-ul care „gândește” ca un angajat. Cum funcționează agenții virtuali din Tasklight (și de ce nu sunt ca ChatGPT)

foto Profimedia

„Într-o organizație, informația este organizată ca în mintea noastră: pe noduri de cunoaștere. Un client, un proiect, un contract – toate acestea sunt business item-uri în jurul cărora se adună documente, sarcini, procese. Tasklight le identifică automat și le transformă în ecrane clare, unde găsești tot ce ai nevoie fără să cauți prin sute de mesaje sau foldere”. (Andrei Negulescu, strategic manager la Matricia Solutions)

Într-o lume în care echipele se îneacă în mesaje WhatsApp, emailuri cu „Reply All” și documente pierdute în foldere labirintice, Tasklight – noul produs al echipei Matricia – promite să aducă ordinea în haosul comunicării interne. Nu e vorba doar de un instrument de productivitate, ci de o schimbare de paradigmă: de la conversații fără cap și coadă la un sistem care „gândește” ca un angajat model – cu responsabilități clare, memorie infailibilă și agenți AI specializați pe nevoile fiecărei companii.

Andrei Negulescu, strategic manager la Matricia Solutions, a explicat, într-un interviu pentru Republica.ro, cum rezolvă TaskLight unele dintre cele mai mari probleme ale companiilor digitale: vizibilitatea și trasabilitatea muncii. În timp ce instrumentele clasice (email, WhatsApp, Slack) sunt construite pentru comunicare, nu pentru execuție, TaskLight pornește de la o întrebare simplă: Cum facem ca fiecare sarcină să aibă un proprietar, fiecare document să poată fi găsit instant, iar fiecare decizie să nu se piardă în fluxul de mesaje? Răspunsul? Un sistem care separă clar „ce trebuie să faci” de „ce trebuie să știi”, elimină difuzia responsabilității și integrează inteligența artificială nu ca un feature strălucitor, ci ca un „coleg” specializat - de la John, „omul de la Legal”, la Cindy, expertul în copywriting.

                  Andrei Negulescu (stânga) și Cătălin Safta (CTO-ul Matricia și partener în TaskLight)

Ceea ce deosebește TaskLight de restul pieței nu e doar tehnologia, ci filozofia din spate: o companie funcționează mai bine când oamenii știu exact cine face ce, când și de ce. Și, mai ales, când nu mai pierd timp căutând informații sau reproșându-și reciproc pentru task-uri uitate.

Declarații-cheie din interviul cu Andrei Negulescu

* Despre haosul din comunicarea internă:

„Pe WhatsApp sau email, într-un singur grup rezolvi opt probleme diferite. Dar ele trebuie urmărite individual. În TaskLight, fiecare problemă devine un task separat, cu un owner clar. Astfel, din zece proiecte discutate într-un board meeting, înainte se finalizau două-trei; acum intră toate în execuție, pentru că nu mai există difuzie de responsabilitate”.

* Despre conceptul de „business item”:

„Un business item este un nod de informație – un client, un proiect, un contract. Sistemul observă că, de exemplu, cuvântul „Republica” apare în multe conversații și documente și generează automat un ecran dedicat, unde găsești toate task-urile, documentele și istoricul legate de el. Ca și cum ai avea un dosar digital care se actualizează singur”.

* Despre cum AI-ul devine un „coleg” specializat:

„Nu avem un AI generic ca ChatGPT. Companiile își creează proprii agenți virtuali: John pentru Legal, Cindy pentru Copywriting. Fiecare are un prompt personalizat și accesează doar informațiile pentru care are drepturi. Și, cel mai important, ia contextul direct din conversație – nu trebuie să-i explici de la zero problema”.

* Despre securitate și încredere:

„AI-ul nu vede niciunul dintre documentele la care utilizatorul nu are acces. Dacă eu nu am dreptul să văd un document, nici AI-ul nu-l poate procesa. Și când îți dă un răspuns, îți arată sursa exactă – «am găsit asta la pagina 15, paragraful 3» – ca să poți verifica”.

* Despre cum TaskLight elimină „efectul Reply All”:

„În TaskLight, ai două ecrane: ‘My Tasks’ (lucrurile de care ești responsabil) și ‘Following’ (conversațiile în care ești doar informat). Asta înseamnă că dimineața deschizi aplicația și vezi instant ce trebuie să faci, prioritizat după termene, nu după cine a scris ultimul mesaj”.

* Despre viitorul muncii:

„Un studiu de la Harvard arăta că organizațiile care iau mai multe decizii au cifre de afaceri mai mari. TaskLight nu optimizează procese, ci le redefinește, introducând conceptul de ownership într-un mediu unde până acum responsabilitatea se dilua între «credeam că o face el» și «credeam că o faci tu»”.

* Despre cum este folosit TaskLight în moduri neașteptate:

„Un client a creat un task persistent doar pentru el, unde încarcă documente pe care știe că le va căuta mai târziu. Altul a transformat un proiect într-un ‘task-mamă’ cu zeci de subsarcini, distribuite echipei. Sistemul e atât de flexibil încât oamenii își pun propria amprentă”.

„TaskLight nu e doar un instrument de productivitate. E un sistem nervos pentru companii”

Cum schimbă conceptul de ‘business items’ modul în care companiile își organizează informația față de instrumentele clasice de tip chat?

Toate companiile își doresc să știe că munca se face într-un sistem unde poate fi văzută și măsurată. În realitate, informația e organizată ca în mintea noastră: pe noduri de cunoaștere. Un client, un proiect, un contract – toate acestea sunt business items. TaskLight le identifică automat. De exemplu, dacă în conversații și documente apare des cuvântul „Republica”, sistemul înțelege că e un subiect important și creează un ecran dedicat, unde găsești toate task-urile, documentele și istoricul legate de el. Ca și cum ai avea un dosar care se actualizează singur.

Cum reușește TaskLight să păstreze simplitatea comunicării tip chat, dar să adauge structură și claritate?

Interfața e identică cu cea de pe WhatsApp sau email: o listă de conversații. Doar că aici, conversațiile sunt de fapt sarcini. Ai două ecrane principale: „My Tasks” (lucrurile de care ești responsabil) și „Following” (conversațiile în care ești doar informat, ca în CC la email). Dimineața, deschizi aplicația și vezi instant ce ai de făcut, ordonat după priorități sau termene. Dacă ai timp liber, intră în „Following” să vezi ce se întâmplă în companie.

Cum preveniți pierderea task-urilor în fluxul de mesaje?

Prin separare. Pe WhatsApp, într-un singur grup rezolvi opt probleme, dar ele trebuie urmărite individual. În TaskLight, fiecare problemă devine un task separat, cu un owner clar. Până când task-ul nu e finalizat, nu dispare din listă. Înainte, din zece proiecte discutate într-un board meeting, se finalizau două-trei. Acum intră toate în execuție, pentru că nu mai există „credeam că o face el”.

Cum funcționează asignarea sarcinilor?

Când menționezi pe cineva cu @, ai două opțiuni: notificare (apare în „Following”) sau asignare (task-ul i se mută în „My Tasks”, iar ție îți dispare din responsabilități). Asta elimină difuzia responsabilității. În compania noastră, înainte se scria un email lung cu sarcini după meetinguri; acum, toate intră în execuție.

Care e rolul real al AI-ului în TaskLight, dincolo de un simplu „feature”?

AI-ul e în inima sistemului. Când încarci un document, el îi dă automat un titlu, o descriere, îl indexează și îl leagă de alte business items. Dar cel mai valoros lucru sunt agenții AI specializați. De exemplu, avem un „John” pentru Legal, care verifică contracte, și o „Cindy” pentru Copywriting, care corectează texte după tonul brandului. Ei iau contextul direct din conversație - nu trebuie să le explici problema de la zero.

Cum vă asigurați că informația rămâne corectă când AI-ul rezumă documente?

AI-ul nu ia decizii critice. Dacă îți rezumă un contract, îți arată sursa exactă: „Am găsit clauza asta la pagina 15, paragraful 3”. Poți verifica oricând. Și, repet, AI-ul respectă matricea de drepturi: dacă tu nu ai acces la un document, nici el nu-l poate procesa.

Credeți că TaskLight va redefini modul în care lucrăm sau doar va optimiza procesele existente?

Va redefini. Un studiu de la Harvard arăta că organizațiile care iau mai multe decizii au cifre de afaceri mai mari. TaskLight introduce ownership-ul într-un mediu unde până acum responsabilitatea se dilua. Nu e vorba de optimizare, ci de capacitatea unei companii de a crește și a lua decizii mai repede.

Care a fost cel mai surprinzător mod în care a fost folosit Tasklight?

Un client a creat un task persistent doar pentru el, unde încarcă documente pe care știe că le va căuta mai târziu. Altul a transformat un proiect într-un „task-mamă” cu zeci de subsarcini. Sistemul e atât de flexibil încât oamenii își pun propria amprentă.

Ce v-ați dori să spună utilizatorii despre Tasklight peste doi-trei ani?

Că le place să lucreze în el. Sistemele IT ar trebui să fie plăcute, ca telefoanele noastre. Și că, brusc, ideile lor nu mai rămân la stadiu de proiect, ci devin realitate.

De la „reply all” la „done”

TaskLight nu e doar un instrument – e o filozofie a muncii organizate. Într-o lume unde emailurile și mesajele instant ne fac să pierdem ore căutând informații sau reproșându-ne pentru task-uri uitate, Andrei Negulescu și echipa Matricia propun un sistem care pune capăt haosului: prin responsabilități clare, agenți AI care „înțeleg” contextul și o structură care se adaptează nevoilor fiecărei echipe.

Rămâne de văzut dacă firmele românești vor adopta această schimbare. Dar un lucru e clar: viitorul muncii nu va mai arăta ca un grup de WhatsApp cu 500 de mesaje necitite.

Acest interviu a fost realizat cu sprijinul Matricia Solutions

Urmăriți Republica pe Google News

Urmăriți Republica pe Threads

Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp