Digitalizarea contabilității. Andrei Negulescu, Matricia Solutions: Cel puțin 60% din timpul pe care un contabil îl petrece administrând o firmă medie poate fi economisit cu Laserfiche

Mai puțină muncă manuală, erori reduse aproape la zero, control sporit și o relație mai matură cu clientul – acestea sunt doar câteva dintre transformările aduse de digitalizarea contabilității. Nu vorbim doar despre eficiență, ci despre un avantaj strategic real. Pentru companiile care își doresc să crească fără a-și mări proporțional costurile sau echipele, Laserfiche, soluția implementată de Matricia, generează o schimbare structurală în modul de lucru. „Contabilul păstrează controlul, iar activitățile repetitive și consumatoare de timp sunt preluate de sistem”, explică într-un interviu Andrei Negulescu, strategic manager la Matricia Solutions, companie cu peste 28 de ani de experiență în digitalizarea proceselor de business.

Orice factură venită prin e-Factura este automat indexată. Clientul e informat instant despre eventuale documente lipsă

Care sunt avantajele folosirii Laserfiche atât pentru contabili, cât și pentru clienți? Ce etape din procesul contabil sunt cel mai mult simplificate sau eliminate prin utilizarea aplicației dezvoltate de Matricia?

Operațiunea fundamentală cea mai consumatoare de timp într-o firmă de contabilitate constă în obținerea și trimiterea de documente între contabil și client. A face asta prin intermediul email-ului, în anumite cazuri prin WhatsApp, consumă timpul și resursele contabilului, pentru că trebuie să îi amintească sistematic clientului să își încarce documentele, să le corecteze, să se asigure că sunt complete. Pentru client acest lucru este frustrant, căci ritmul în care poate face asta este în general determinat de contabil, și poate să nu se potrivească pe deplin cu modul în care își alocă sarcinile personale. În sistemul conceput de Matricia, orice factură venită prin e-Factura este automat indexată, cu toate datele relevante pentru a fi postată în sistemul de contabilitate. Și orice bon poate fi scanat la rând de client direct în aplicație, cu datele preluate automat cu AI din textul documentului, ca să nu mai stea cineva să îl introducă manual. Mai mult, sistemul poate face reconcilierea dintre facturile și bonurile existente și extrasele de cont transmise de către client pentru a identifica și notifica automat clientul cu privire la documente lipsă, solicitând explicații. Practic, în mare măsură, munca manuală a contabilului este redusă. Iar pentru client, experiența este mai simplă, iar clarificările sunt cerute din timp, nu înghesuite cu o zi înainte de data plății taxelor.

Eliminarea erorilor: un avantaj competitiv, nu doar operațional

Ce tipuri de erori sau riscuri operaționale reușește aplicația să reducă cel mai mult?

Tot ce înseamnă erori de introducere a datelor din facturi și bonuri, tot ce înseamnă erori cu privire la documente lipsă, date incomplete – toate acestea sunt eliminate integral de un astfel de sistem. În mod normal, fie aceste erori trebuie remediate ulterior de contabili, fie sunt identificate într-un moment nefericit, ce poate aduce sancțiuni asupra clientului și o experiență neplăcută în colaborarea cu furnizorul de contabilitate.

Cât timp se poate economisi lunar într-o firmă de contabilitate care folosește Laserfiche?

Cel puțin 60% din timpul pe care un contabil îl petrece administrând o firmă medie poate fi economisit cu Laserfiche. Având un flux clar de documente, preluare cu AI, indexare automată, contabilul poate face ce știe mai bine, iar firma poate gestiona astfel un volum mai mare de clienți, deservindu-i mai bine.

Cum schimbă Laserfiche modul de colaborare și comunicare dintre firma de contabilitate și client?

Îl structurează și îl aduce într-un singur punct – platforma web. Dacă pentru client e dificil așa, sistemul poate prelua automat documentele transmise de el pe o adresă de email, sau chiar direct pe WhatsApp. Practic, pentru client, solicitările de trimitere de documente, de semnare, de operare se fac acolo unde e cel mai comod, și se fac automat, fără să fie nevoie de timpul unui contabil expert. Clientul are semnificativ mai multă claritate în acest fel. Număr mai mare de clienți deserviți cu aceleași costuri și resurse

Ați observat o schimbare în disciplina și comportamentul clienților după implementarea platformei?

În toate implementările noastre sistemul aduce disciplină și structură în modul în care lucrează compania. Timpii de răspuns scad, termenele se respectă și toți actorii de pe fluxuri au claritate cu privire la ce au de făcut în fiecare moment. Clienții care folosesc deja Laserfiche au raportat eficiența mai mare în îndeplinirea proiectelor interne, cu rata de succes ridicată, claritate la nivelul angajaților, conflict redus, număr mai mare de clienți deserviți cu aceleași costuri și resurse, clienți mai mulțumiți.

Acces live la datele contabile

Cum ajută Laserfiche firmele de contabilitate să crească valoarea serviciilor oferite?

În momentul în care lucrezi cu o firmă de contabilitate care pune la dispoziție o platformă digitală, convenabilă, clientul obține o garanție a calității și o garanție a clarității. Calitatea adusă de importul și indexarea automată a documentelor ce elimină eroarea umană, și claritate cu privire la ce are de făcut, și când, în relația cu firma de contabilitate. Mai mult, clientul poate primi acces la datele lui financiare cu ușurință direct din acest sistem. Astfel, frecușurile și sentimentul de îngreunare pe care le simte în relația cu firma de contabilitate sunt reduse simțitor, iar satisfacția crește pe măsură.

Ce servicii noi devin posibile după implementarea aplicației?

În cazul unei firme de contabilitate principalul nou serviciu este să ofere acces live la datele contabile ale firmei, să ofere vizibilitate cu privire la solicitări și să se concentreze mai mult pe a oferi sfaturi și consultanță clientului.

Cât de dificilă este și cât durează implementarea Laserfiche într-o firmă de contabilitate și care sunt principalele rezistențe întâlnite la început? Ce recomandări aveți pentru o tranziție reușită?

Pe un astfel de proces implementarea este rapidă, deoarece procesul este în mare parte descris. El trebuie ajustat ușor cerințelor și particularității firmei, dar în câteva săptămâni se poate demara. Noi asistăm compania în a-și aduce angajații și clienții în sistem. Recomandarea este deschiderea față de sfaturile noastre, având expertiza în procese de transformare a organizației, și stabilirea unei persoane interne care are ca obiectiv și prioritate clară îndeplinirea acestei adopții de sistem. Siguranță a datelor și conformitate la nivel european.

Cum gestionează Laserfiche securitatea documentelor financiare?

Laserfiche este 100% sigur în ceea ce privește documentele și stocarea lor, respectând toate normele impuse la nivelul Uniunii Europene. Pe scurt, nu este un motiv de îngrijorare. Având redundante, nivelul de securitate este cel puțin similar cu a le stoca local.

Cum ajută aplicația în cazul unui control sau audit?

Cel mai mult ajută micșorând riscul ca în cazul unui audit să fie găsite erori, deoarece ele sunt reduse drastic. Documentele se găsesc imediat. Ele sunt stocate, indexate pe categorii, poți aplica filtre pentru a găsi orice document ai nevoie și a-l reconcilia cu datele din sistemul de contabilitate. Există matching între toate părțile relevante ale sistemului, datele de contabilitate, document și tranzacție din extrasul de cont. Sistemul marchează automat situațiile în care acestea trei nu se reconciliază intre ele.

Ce procese contabile credeți că vor deveni complet automatizate?

Toate procesele ce implică introducerea datelor de pe documente în sistem, toate procesele ce implică trimisul și primitul de documente, toate procesele ce implică validarea documentelor existente cu o listă de date contabile (tranzacții). Toate acestea vor fi 100% automatizate. Contabilul are rolul de a supraveghea și a lua decizii inteligente cu privire la modul în care compania își administrează tranzacțiile.

Ce funcționalități noi pregătiți pentru Laserfiche?

În acest moment am integrat și AI, după cum am descris. AI-ul este în ADN-ul sistemului. Orice bon este încărcat, se indexează automat, sistemul știe ce tip este, ce conține, care sunt liniile de TVA, și cum trebuie indexat. Contabilul doar aprobă soluția sistemului, dar nu mai trebuie să facă asta manual.

Acest interviu a fost realizat cu sprijinul Matricia Solutions. 

Urmăriți Republica pe Google News

Urmăriți Republica pe Threads

Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp