Factura electronică a devenit obligatorie de la 1 ianuarie 2024, dar termenul de implementare fără riscul unor sancțiuni este 31 martie. Așadar, pentru cei care nu au început încă demersul, vestea bună este că mai este timp, însă nu foarte mult. În primele 15 zile s-au înregistrat numeroase probleme care au mărit timpul de așteptare și au creat îngrijorare în rândul antreprenorilor, iar cel mai probabil vor mai apărea și altele. Sunt, de asemenea, multe întrebări care nu au încă răspuns.
În primele zile de funcționare a sistemului, cel mai des întâlnite probleme au fost blocarea repetată a serverelor ANAF, facturi primite prin SPV care diferă de cele primite prin e-mail, facturi validate de sistem, deși calculele erau incorecte, probleme de logare în SPV sau facturi emise către un anume CUI care au ajuns în SPV unui alt CUI.
Sunt trei luni de acomodare și probe, atât pentru antreprenori, cât și pentru ANAF, spun specialiștii. Reprezentanții D&C Conta, companie de consultanță fiscală, contabilitate și audit financiar, au explicat în cadrul workshop-ului Factura electronica RO e-Factura: cum o poți implementare în afacerea ta, organizat la Stup, care sunt pașii pe care trebuie să-i urmeze un antreprenor pentru a putea trimite facturile în SPV și care sunt greșelile pe care le pot evita. De asemenea, au răspuns și întrebărilor referitoare la obligativitate, sancțiuni sau posibilitatea de a externaliza procesul venite din partea antreprenorilor prezenți la eveniment.
Stup este un proiect al Băncii Transilvania, un spațiu fizic unde antreprenorii pot găsi sprijin indiferent de etapa în care se află business-ul lor. Stup funcționează ca un marketplace de produse și servicii necesare oricărui antreprenor, un loc în care oricând poți găsi consiliere gratuită dedicată afacerii tale. Și pentru că Stup este un loc în care chiar se fac lucruri, poți consulta agenda evenimentelor organizate și găzduite AICI.
„Factura electronică a trezit un oarecare interes până la sfârșitul anului trecut, iar în ultimele zile a născut patimi. Sistemul a devenit obligatoriu, dar în primele trei luni este oarecum relaxat și nu există sancțiuni. Recomandarea noastră este însă ca toata lumea să folosească sistemul ca să se obișnuiască, pentru că va aduce schimbări în bine, credem noi. Scopul declarat este de reducere a evaziunii fiscale pe TVA. În 2020, România a avut un deficit al încasării TVA de 35%, ceea ce înseamnă peste 7,4 miliarde de euro, iar pentru 2023, ministrul de Finanțe vorbea de 9,5 miliarde de euro. (...)
Sistemul facturii electronice va fi generalizat la nivel UE. E-factura este doar unul dintre mijloacele digitale implementate de stat. Urmează e-transport, e-sigiliu, e-casademarcat”, a spus Daniel Sandu, managing partener D&C Conta.
Cum te înrolezi în Spațiul Virtual Personal (SPV)
1. Obține semnătura digitală
Pe piață sunt mai mulți furnizori, dar nu toți sunt acreditați de ANAF. Îi poți verifica AICI.
Semnătura digitală trebuie obținută de reprezentantul legal al companiei, pe persoană fizică, dar poate fi plătită pe firmă.
La finalizarea procesului de emitere a semnăturii digitale și după primirea token-ului USB, furnizorul trebuie să-ți transmită ”Documentul de confirmare”, un fișier .pdf care confirmă că datele de pe token sunt corecte și că dispozitivul funcționează.
Dacă ai obținut semnătură digitală în trecut, poți recupera documentul de confirmare accesând site-ul furnizorului.
Există și varianta de semnătură digitală în cloud, dar în acest moment, specialiștii D&C Conta o recomandă pe cea cu token.
2. Pregătește documentele
Scanează următoarele documente, semnează-le folosind semnătura electronică și arhivează-le într-o arhivă de tip .zip.
1. Cartea de identitate a celui care se înrolează în SPV
2. Certificatul de înmatriculare (CUI) al entității pentru care se face înrolarea
3. Actul constitutiv (în cazul SRL-ului pentru care se înrolează administratorul), sau:
4. Procura notarială (în cazul unui SRL/PFA pentru care se înrolează un împuternicit, adică altcineva decât administratorul/titularul).
3. Înrolarea propriu-zisă
1. Accesează site-ul ANAF AICI
2. Apasă butonul “Înregistrare utilizatori cu certificat digital” din secțiunea ”Persoane Juridice”
3. Se deschide o fereastră unde trebuie să completezi mai multe informații.
Ține cont de următoarele aspecte. Completează CUI-ul, nu CNP-ul, și bifează cele două casuțe cu “Sunt de acord”.
Selectează butonul documentul de confirmare și apoi ”choose file” pentru a încărca documentul de la furnizorul de semnătură electronică.
Selectează arhiva zip cu documentele justificative, apasă ”choose file” și încarca arhiva cu documentele enumerate mai sus.
Introdu codul de validare exact așa cum este scris (litere mari și mici) și apasă continuă.
4.Introdu codul din 6 cifre pe care îl primești pe e-mail, codul de validare și apoi Trimite.
5. Se deschide o nouă fereastră cu confirmarea cererii de înrolare în SPV și cu numărul de înregistrare. Salvează-o în format PDF și printeaz-o.
6. Așteaptă de la autoritate.MFP@mfinante.ro mailul prin care ești anunțat că ți-a fost aprobat contul SPV. Ulterior, te poți autentifica.
Specialiștii de la D&C Conta spun să accesarea SPV nu se poate face în aceeași zi în care primești confirmarea. În plus, au fost situații în care confirmarea a venit abia după 7 zile. O posibilă explicație este faptul că procesul nu este automatizat complet și că aprobarea se face manual.
4. Legarea programului de facturare la SPV
Aceasta este o procedură pentru care trebuie să iei legătura cu producătorul softului de facturare. Odată ce programul de facturare este legat la SPV, trimiterea facturii va însemna doar să apeși pe un buton. Pentru că majoritatea softurilor de facturare au deja protocoale de transmitere automată în SPV.
Factura încărcată este validată de serverul ANAF și, dacă totul este corect, se transmite în SPV un mesaj către destinatar, dar și către beneficiar.
Nu te înregistra în registrul e-factură prin formularul 084.
Cine trebuie să transmită factura electronică?
Orice entitate care desfăşoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse şi/sau prestarea de servicii (societate comercială, PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială, cabinet medical, ONG cu activitate economică), indiferent că este sau nu înregistrată în scopuri de TVA.
E-factura este nu numai un sistem de trimitere, dar și de primire a facturilor de la furnizori. La de 1 iulie, exemplarul original al facturii este doar cel electronic, iar facturile care nu se vad în SPV nu se plătesc.
Factura trebuie transmisă obligatoriu de persoana care a obținut semnătura electronică, adică de administratorul firmei?
Teoretic, da. Practic, tokenul pentru semnătură digitală poate fi transmis unei persoane de încredere din companie care să emită și să transmită facturi. Problema este că acestă persoană va avea acces la toate informațiile financiare, de la cifră de afaceri până la salarii.
Trebuie transmise și facturile emise către persoanele fizice?
Facturile pentru care, începând cu 1.04.2024, există obligativitatea de a fi transmise electronic sunt cele din relațiile comerciale de tip B2B, B2G (autorități și instituții publice) și Bstrăini 2B. Bstrăini sunt operatori economici persoane impozabile nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA în România.
Pentru facturile B2C nu există această obligativitate, dar pot fi trimise ca o cheie de control pentru contabil. Cu atât mai mult cu cât ai și clienți persoane juridice, iar la sfârșit de lună este nevoie de o situație completă a tuturor facturilor emise.
Excepție fac facturile emise către persoane fizice, care folosesc tichete de vacanță, și pentru care transmiterea este obligatorie.
Bonurile fiscale se transmit prin e-Factura? Dar facturile către clienți externi?
Nu.
Care e termenul de transmitere?
Până la 30.06.2024: 5 zile lucrătoare de la întocmirea facturii
De la 01.07.2024: 5 zile calendaristice de la întocmirea facturii
Care sunt sancțiunile?
15% din factură.
De când se aplică sancțiunile?
De la 1 aprilie, amenzi diferențiate în funcție de mărimea contribuabililor:
- contribuabili mari de la 5.000 lei la 10.000 lei
- contribuabili mijlocii de la 2.500 lei la 5.000 lei
- celelalte persoane juridice și persoanele fizice de la 1.000 la 2.500 lei
De la 1 iulie, 15% din valoarea facturii pentru primirea și înregistrarea de către destinatari a unor facturi neraportate în e-Factura.
Compania trebuie să păstreze facturile transmise și primite electronic?
Recomandarea specialiștilor este ca aceste facturi să fie descărcate și stocate în siguranță, pentru că ANAF-ul le păstrează doar 60 de zile, iar apoi sunt disponibile doar la cerere.
Poate transmite contabilul facturile electronice?
Da, dacă este de acord și își asumă responsabilitatea. În plus, ar trebui să aibă disponibilitate pentru a răspunde prompt nevoilor firmei.
Ce fac dacă am greșit o factură?
Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate retrage sau returna în sistemul e-Factura. Corecția se face prin anulare sau stornare. Factura electronică corectată se transmite tot prin sistemul e Factura.
Urmăriți Republica pe Google News
Urmăriți Republica pe Threads
Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp
Alătură-te comunității noastre. Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.
Asta așa, la prima lectură a acestui frumos articol (publicita?!).
Probleme sunt cu duiumul la ANAF, Sa vedem ce-o mai fi cu noile schimbări făcute în e-factura, dar pana una alta, e dezastru.