Cum normezi corect munca în companie, fără să rămână oamenii cu gustul rânced al comunismului

Traversăm o perioadă în care normalul se schimbă. Criza medicală ne-a arătat cât de mult putem, dar și cât nu mai putem. S-a dovedit că lucrul de acasă, altădată un vis pentru mulți, de fapt nu este benefic chiar pentru toți.

Și îmi permit să spun că asta se întâmplă și pentru că, în cazul multora, competențele de organizare sunt insuficient dezvoltate. Deși sunt multe cursuri de time management organizate de către angajatori, multe își pierd esența odată cu părăsirea cursului. Revenirea la normalitate demonstrează că ce s-a întâmplat la curs este teorie și trainerii sunt un fel de Petre Ispirescu care nu a călcat niciodată într-o companie din anii 2020+.

Cu timpul, au dispărut din mintea managementului exercițiile de normare a muncii. Ea aparține epocii comuniste, când nu exista orientarea către profit, ci către protejarea mediocrității. Deși legislativ ea este încă responsabilitatea angajatorilor conform articolelor 129 - 132 din Codul Muncii, ea (normarea muncii) lipsește ca exercițiu anual din practicile de management. Spun anual pentru că în multe companii se implementează sisteme informatice care afectează desfășurarea activității.

Sunt departamente întregi de contabilitate care practică orele suplimentare la fiecare exercițiu lunar de închidere. Orele suplimentare sunt totuși mai scumpe decât încă un angajat pe un rol și asta pare că nu este pe radarul înțelegerii de business. Probabil și pentru că multe ore suplimentare nu sunt compensate așa cum prevede legea. 

Toate astea sunt rezultatul muncii superficial făcute la construirea fișelor de post. Rolul echipelor de resurse umane este să sprijine managementul în construirea acestora. Mulți se rezumă la înșiruirea unor activități pe care le practică ocupantul actual al postului fără nicio referire la calendarul zilnic, lunar, trimestrial și anual. Și fără nicio referire la timpul de efectuare a fiecărei activități în parte.

Ce este de fapt de reținut? Cel mai simplu exemplu pe care îl pot explica astfel încât să poată fi înțeles de oricine, chiar dacă nu lucrează în domeniu, este cel de Profesionist Colectare Creanțe. Adică cei care ajută compania să încaseze banii de la clienți. El are alocat un portofoliu de clienți pe care îl urmărește lunar, în așa fel să fie plătite serviciile prestate de către angajatorul lui. 

Zilnic, verifică ce bani s-au încasat în conturile companiei și îi sună pe cei care și-au depășit termenul de plată. Verificarea banilor încasați presupune:

• Să ceară un raport de la contabilitate, pe care îl pot extrage din aplicația online a băncii partenere.

• Să opereze modificările de cont pentru fiecare client acolo unde s-a încasat.

• Apoi urmează contactarea clienților, pe mail sau telefonic.

Nu voi emite nicio estimare de timp pentru că acesta variază în funcție de cât de experimentat este angajatul și de gradul de automatizare al acestui proces. Una este însă să faci în excel, rând cu rând, sau folosind Value Look Up și alta este un robot acolo unde sunt volume. Una este să trimiți mail și alta este să suni. Cert este că dispare complet elementul timp din procesul de construire a fișei de post. De aceea, încărcarea angajaților apare ca un dat acceptat fără o percepție corectă a realității. Asta dacă nu se folosește un număr de aplicații care impun o serie de corecții datorită unor implementări deficitare. 

În companiile de producție și de logistică, normarea pare intrinsec derulată, căci mașinile nu mint. Mașinile de execuție scot și rapoarte clare cu cât se produce pe oră, cu ciclul de producție, cu numele operatorului, etc. Acolo și exercițiile bugetare sunt mai realiste când vine vorba de estimarea necesarului de angajați pe sezoane, ture și nivel de expertiză necesară.

De ce exista diferența aceasta între un mediu și celălalt? Pentru că într-o parte sunt mașini care înregistrează orice operare, pe când în celelalte medii este nevoie de un exercițiu suplimentar de:

• Observare a unor angajați,

• Înregistrarea operațiunilor și a timpilor de execuție pe fiecare tip de operație,

• Analiză și calcul,

• Concluzii și recomandări,

• Decizii si corecții.

Ceea ce pare un exercițiu neplăcut pentru că este mai sensibil de comunicat, are niște beneficii pentru toate părțile implicate:

• Odată identificate limitele, minimum – average – maximum, poți stabili și indicatorii de performanță.

• Poți identifica și care sunt punctele nevralgice, bottle necks, pe care apoi să le adresezi prin metode alternative în loc să perpetuezi situația.

• Crești nivelul de încredere al angajaților în companie.

• Crești nivelul de interes al angajaților în soluțiile alternative și astfel faci pași către o cultură a învățării.

Ca o concluzie aplicabilă în multe arii și în afaceri se respectă principiul "Nu poți gestiona ceea ce nu măsori"

Urmăriți Republica pe Google News

Urmăriți Republica pe Threads

Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp