Greșeala de matematică aplicată ce îngroapă 70% din afacerile românești înainte să facă cinci ani. Ce este și cum trebuie citit tabloul de bord al afacerii, pentru a evita colapsul

Una dintre mările greșelii pe care le fac antreprenorii, mai ales la început de drum, dar nu numai, este confuzia dintre adaosul comercial și marja de profit. Cele două noțiuni aparent banale nu sunt același lucru, avertizează consultanții antreprenoriali. Dacă vi se pare că sunt, s-ar putea să fiți deja pe drumul spre pierderi masive.

Mulți antreprenori consideră, greșit, că un adaos de 30% înseamnă o marjă de 30%. În realitate, acea marjă este doar de 23%, dacă prețul final este 130 de lei pentru un produs care a costat 100. Diferența, deși aparent mică, devine dezastruoasă atunci când se aplică la nivelul întregii afaceri. Dacă patronul mai decide și să acorde un discount de 20% pentru „cel mai vechi client”, profitul se evaporă complet. Este una dintre capcanele care fac ca, în România, multe IMM-uri să dea faliment înainte de a împlini cinci ani.

„Această confuzie generează falimentul pentru 70% dintre afaceri”, avertizează trainerul Eusebiu Burcaș.

La workshopul „De la cifre la bani. Tabloul de bord al antreprenorului”, găzduit de Stup by Banca Transilvania, Burcaș a explicat de ce cifrele nu sunt doar niște coloane într-un Excel, ci busola care vă poate salva compania. Și, mai ales, cum să construiți „tabloul de bord” al afacerii voastre — un instrument care vă arată în timp real dacă accelerați spre succes sau deraiați spre dezastru.

Stup este un proiect al Băncii Transilvania, un spațiu fizic unde antreprenorii pot găsi sprijin indiferent de etapa în care se află business-ul lor. Stup funcționează ca un marketplace de produse și servicii necesare oricărui antreprenor, un loc în care oricând poți găsi consiliere gratuită dedicată afacerii tale. Și pentru că Stup este un loc în care chiar se fac lucruri, poți consulta agenda evenimentelor organizate și găzduite AICI.

Pornind de la aceste realități, Burcaș a introdus conceptul de „tablou de bord antreprenorial” – un sistem de monitorizare care oferă o imagine clară, rapidă și precisă a afacerii. Pentru a exemplifica, a prezentat audienței formată din antreprenori o imagine în care apărea o comparație între bordul clasic, cu multe cadrane, al unei mașini de epocă, și pe de altă parte panoul digital de pe bordul unei Tesla. Ambele oferă informații vitale pentru conducător, dar o fac în moduri diferite. Esențial este ca șoferul, în cazul de față antreprenorul, să le înțeleagă și să le folosească pentru a lua decizii.

Burcaș a subliniat că, indiferent de alegere, fiecare bord are același rol fundamental – acela de a ghida șoferul. „Cam așa ar trebui să arate și tabloul de bord al business-ului vostru. O grămadă de indicatoare, fiecare cu o zonă de minim și de maxim. Iar la capăt, zona roșie. Nu treceți pe acolo că s-ar putea să facă buba.”

Din păcate foarte puțini antreprenori urmăresc principalii indicatori ai afacerii lor în mod sistematic. „Sunt puțini cei care se uită zilnic, săptămânal, lunar și care chiar știu ce decizii trebuie să ia.” În majoritatea cazurilor, deciziile sunt luate „după ce a ieșit acul de sub capotă” sau „după ce te-ai trezit pe partea cealaltă a drumului”.

„Aș vrea să rămâneți cu analogia asta”, i-a îndemnat trainerul pe antreprenori.

• Un tablou de bord real al unui business nu este despre a avea cât mai multe date, ci despre a avea datele potrivite, sintetizate clar. Trainerul a povestit cum, uneori, cere de la firme „raport de vânzări pe ultimele șase luni” și primește „un Excel cu 1700 de linii și 32.000 de coloane”. „Asta nu este o sinteză, este haos”.
• Tabloul de bord nu este doar o colecție de cifre puse în Excel. Este un instrument de management, o unealtă de sinteză care aduce într-un singur loc informații critice despre evoluția afacerii. Îți arată dacă mergi în direcția bună, îți economisește timp prin centralizarea datelor relevante și, poate cel mai important, te provoacă să-ți crești afacerea cu cap. Nu este un simplu raport, ci o oglindă a performanței tale zilnice, lunare și anuale.

Cum se construiește tabloul de bord al unei afaceri

Procesul de construire a unui tablou de bord începe cu o întrebare aparent simplă, dar esențială: „Ce vreau să văd?” Momentul de început este ca o pagină albă pe care urmează să așezi indicatorii. Și nu e nevoie de formule complicate. Pentru a construi un astfel de instrument, e nevoie mai întâi de claritate în obiective. Un anumit nivel al cifrei de afaceri, un profit net clar, o mai mare cotă de piață? Acestea sunt așa-numitele KRI – Key Result Indicators. De exemplu, o firmă poate avea ca obiectiv o cifră de afaceri de 5 milioane de euro până la finalul anului 2026, un profit de 600.000 de euro în 2025 sau o cotă de piață de peste 70% până în vara lui 2027. Aceste obiective trebuie stabilite clar și cu termen limită.

Dar KRI-urile nu sunt suficiente, a explicat Eusebiu Burcaș. Ele arată rezultatul, însă nu spun cum ajungi acolo, explică Burcaș. Pentru asta există KPI-urile – indicatorii de performanță care măsoară procesele zilnice. Numărul de clienți, frecvența întâlnirilor de vânzări, rata de conversie, timpul mediu de livrare, numărul de apeluri de vânzare sau rata de abandon într-un magazin online – toate acestea sunt semnale care pot fi urmărite în timp real. Sunt ca pulsul, tensiunea sau nivelul de oxigen din sânge într-o fișă medicală. Dacă unul dintre ele deviază, e timpul să iei măsuri.

• Un exemplu concret: un antreprenor din domeniul serviciilor electrice care, în fiecare zi, când deschide laptopul la birou, vede aceiași indicatori-cheie. Printre aceștia se numără: marja brută pe zi, marja totală, vânzările nete, profitul net, costurile de salarizare, conversia proiectelor în contracte, cashflow-ul disponibil și orele suplimentare lucrate de angajați.
• Unul dintre cele mai revelatoare cazuri a fost legat de productivitatea scăzută în timpul săptămânii și activitatea intensă din weekend. „Sâmbăta și duminica erau cei mai harnici”, a spus Burcaș, explicând cum, în cazul unor business-uri au fost nevoiți să monitorizeze orele suplimentare timp de un an și jumătate pentru a înțelege ce se întâmplă și a regla situația. Acel indicator a apărut în dashboard abia după mai multe iterări și discuții, un exemplu clar că „nu toate metricele importante apar din prima”.

„Încărcam, descărcam, mergeam ca nebunii prin Europa. Și? Unde-s banii?”

Într-un alt exemplu, a povestit despre experiența sa în consiliul de administrație al unei firme de transport internațional. Toți competitorii măsurau aceleași lucruri: „număr de camioane, kilometri, șoferi.” Și toți pierdeau bani. „De ce? Pentru că aveau o grămadă de comenzi neprofitabile. Încărcam, descărcam, mergeam ca nebunii prin Europa. Și? Unde-s banii? Profit net pe comandă!”

În plus, în construirea unui tablou de bord, nu e suficient să fie definiți indicatorii. Trebuie stabilit cine răspunde de fiecare — și ce consecințe există dacă acel indicator nu e atins. Fără acest pas, dashboard-ul rămâne o fișă de decor.

Un alt punct important a fost maparea proceselor de business. De la cercetarea pieței și profilarea clienților, la designul ofertei, prospectare, ofertare, contractare, livrare și post-vânzare – fiecare etapă are propriile sale riscuri și oportunități. Eusebiu Burcaș a prezentat o adevărată hartă logică a modului în care funcționează un business sănătos, cu fluxuri clare și pași măsurabili.

Mai mult, un antreprenor care folosește corect un tablou de bord înțelege rapid care este „numărul său magic” – acel indicator definitoriu pentru succesul său. Poate fi profitul lunar, valoarea bonului mediu sau rata de retenție a clienților. Important este ca fiecare membru al echipei să-l cunoască și să-și asume responsabilitatea pentru el. Când toată lumea știe ce contează și cum se măsoară, comunicarea devine clară, implicarea crește, iar businessul se dezvoltă.

• Un alt exemplu concret de tablou de bord: grafice care arată evoluția vânzărilor online comparativ cu targetul stabilit, realizările pe filiale, marja brută medie, costurile cu salariile, orele suplimentare și zilele de cashflow disponibile. Tabloul arăta nu doar cifre, ci povestea unei afaceri în timp real. Întocmai ca pe bordul unui autovehicul modern.

Concluzia a fost simplă: în antreprenoriat, intuiția trebuie completată de disciplină. Fără cifre clare, fără indicatori bine construiți și urmăriți constant, orice afacere, oricât de promițătoare, poate deraia. Tabloul de bord nu este un moft, ci o condiție pentru succes.

Urmăriți Republica pe Google News

Urmăriți Republica pe Threads

Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp