În multe dintre companii, volumul uriaș de informații, sarcini neterminate și documente care se pierd în inbox-uri și chat-uri transformă munca zilnică într-o luptă constantă pentru organizare, vizibilitate și control. În acest context, managementul se confruntă cu provocarea de a ține totul sub observație fără să piardă resurse prețioase. Andrei Negulescu, strategic manager la Matricia Solutions, companie cu peste 28 de ani de experiență în digitalizarea proceselor de business, atrage atenția asupra semnelor la care ar trebui să se uite un manager. „Red flag-urile pe care trebuie să le aibă în vedere managementul unei firme sunt reprezentate de numărul de proiecte care se fac pe jumătate… Numărul de sarcini care stau.”
Unul dintre cele mai vizibile efecte ale acestui mod de lucru este haosul documentelor, familiar multor antreprenori: „Pe desktop există, de exemplu, documente cu titlul ofertă client 1, ofertă client 1 - varianta 2, ofertă client 1 - final, ofertă client 1 - final - final… Aceasta este rezultatul schimburilor de documente pe e-mail.”
Din această dezordine apare și nevoia unei schimbări structurale. Soluția apare odată cu digitalizarea și centralizarea sarcinilor: toate documentele și task-urile ajung unde trebuie, iar versiunea „final-final, gata de trimis” nu se pierde în foldere, ci este accesibilă tuturor celor implicați. „Doar odată ce îi pui cu adevărat să lucreze în sistem, descoperi toate scenariile, toate nevoile. Și după aceea, beneficiile se văd imediat.”
În acest peisaj, nu e de mirare că multe organizații au ajuns să gestioneze proiecte complexe pe aplicații de mesagerie instant, precum WhatsApp, sau pe e-mail, instrumente care nu au fost gândite pentru managementul eficient al sarcinilor. Andrei Negulescu explică provocările reale ale acestui mod de lucru și vine cu detalii despre cum poate aduce tehnologia modernă mai multă claritate și productivitate.
„Ce s-a întâmplat interesant în ultimii ani este că foarte multe companii au ajuns să comunice și să lucreze intern prin intermediul WhatsApp. E la îndemână, e ușor”, spune Negulescu. „Dar are mai multe probleme. În primul rând, nu poți să urmărești nimic acolo, nu sunt respectate regulile companiei. Și, în al doilea rând, angajații ajung să folosească aceeași unealtă și pentru a-și întreba copiii ce mai fac, dar și pentru a primi sau a trimite sarcini la colegi. Astfel granița dintre viața personală și cea profesională se transformă în ceva și mai difuz”. Iar această suprapunere între viața personală și cea profesională nu este doar inconfortabilă, ci devine și un risc operațional pentru companie.
Negulescu subliniază faptul că atât WhatsApp, cât și e-mailul replay-all, sunt folosite în mod greșit ca instrumente de management al sarcinilor. Problema nu este comunicarea în sine, ci lipsa unui sistem care să o susțină. „E-mailul nu este un tool de task management. Managerul dă o sarcină, dar fiecare angajat trebuie să o noteze undeva. Persoana care a delegat sarcina trebuie să țină evidența execuției. Se pierde foarte mult timp și multe sarcini rămân neîndeplinite, termenele-limită sunt depășite, documentele se pierd sau apar în multiple versiuni, iar informațiile-cheie nu sunt centralizate”, explică el.
Exemplele din practică sunt edificatoare. Negulescu amintește industria construcțiilor, unde managementul licitațiilor poate deveni un coșmar administrativ: „Trebuie să răspunzi la cât mai multe licitații, să aduni informații din o mie de direcții diferite, dai sarcini colegilor și urmărești sute de e-mailuri și documente. Ajungi să faci Excel-uri pentru a nota fiecare sarcină trimisă și răspuns primit. Asta limitează oamenii buni și scumpi la muncă administrativă, în loc să genereze valoare reală pentru firmă.”
Pentru a rezolva aceste probleme, Matricia a dezvoltat Tasklight, un sistem modern de task management gândit să se apropie de modul natural în care oamenii colaborează. „Noi ne-am gândit la cum lucrează oamenii. O sarcină nu mai este doar un rând de text sau un checkbox. Este ca un grup de WhatsApp: poți colabora, poți cere ajutorul colegilor sau al agenților AI, iar documentele și datele se organizează automat pe criterii de business. Adică nimic ezoteric. Nu vorbim de tehnologie science fiction, pentru că aceea nu se aplică în practică”, explică Negulescu.
Sistemele moderne de task management, cum este Tasklight, permit centralizarea sarcinilor, urmărirea progresului, colaborarea eficientă și reducerea riscurilor de erori. Mai mult, ele păstrează familiaritatea utilizatorului cu aplicațiile deja cunoscute, cum ar fi WhatsApp, dar elimină dezordinea administrativă și pierderile de timp.
Semnale de alarmă și obstacole în adoptarea digitalizării
Pe lângă proiectele importante dar care nu sunt de primă urgență și se fac doar pe jumătate, rămânând undeva suspendate, un alt indicator al nevoii de digitalizare apare atunci când găsirea informațiilor devine dificilă: „Un alt red flag este când îți dai seama că, oricând ai nevoie de o informație din firmă, este imposibil să o găsești. Trebuie să sapi prin foldere, trebuie să cauți prin Outlook și nu-ți vin rezultate și te enervezi că-ți vine emailul de la nu știu cine, în loc să apară documentul, ceea ce devine frustrant.”
Pentru multe companii, acesta este momentul în care problema nu mai este una de eficiență, ci de sustenabilitate. „Iarăși, dacă oamenii esențiali, oameni super performanți, capabili, care te costă mult ca firmă și care sunt rari, ajung să-și petreacă o mare parte din timpul lor mutându-se dintr-o sarcină repetitivă și automatizabilă în alta - aceasta este o risipă uriașă pentru orice business.”
Digitalizarea vine însă și cu riscuri, mai ales atunci când este făcută fără o direcție clară. Reprezentantul Matricia vorbește și despre riscul de FOMO și investiții nejustificate: „Este foarte important pentru business-uri să își stabilească niște obiective clare și să nu intre într-o zonă din asta - ca să folosim un termen contemporan, de FOMO, Fear of Missing Out. Adică, hai să nu implementăm AI pentru că și alții implementează AI. Hai să implementăm AI pentru că am găsit un use case real unde există un beneficiu economic real pe care-l vedem și care chiar poate fi obținut în niște costuri rezonabile.”
În plus, cultura și nivelul de încredere din România reprezintă un obstacol: „Noi avem foarte puțină încredere unii în alții. România, cred, dacă nu mă înșel, este la coada Europei din perspectiva încrederii pe care un om raportează că o are într-un concetățean… Dacă mă întrebi dacă am încredere într-un alt român luat la întâmplare de pe stradă, în România rezultatul este 7%.”
Negulescu explică și cum lipsa de încredere influențează decizia de a adopta un sistem digital: „În business înseamnă că dacă eu vin să vând ceva… IT-ul ăsta nici nu se vede, e abstract. Omul din fața mea pornește de la premisa că sunt 93% șanse ca eu să încerc să-l fur. … Toată lumea pornește cu un grad ridicat de suspiciune și suspiciunea e fondată, pentru că în piața de IT din România s-au tras țepe mari de-a lungul istoriei.
Dacă s-ar înțelege faptul că digitalizarea nu este ceva ce face doar furnizorul... Niciun furnizor de soluții IT nu vine într-o companie și zice: Gata, s-a implementat sistemul. Folosiți-l! Ce autoritate am eu să vin în compania ta, să le spun angajaților tăi cum să lucreze? Eu nu am autoritate, tu o ai. E datoria ta să stabilești obiectivele sistemului. E datoria ta să îmi spui de care utilizator să ascult și de care nu, că tot timpul vor fi păreri. Și este datoria ta să te asiguri că firma ajunge să folosească acel sistem. Eu sunt aici să te ghidez, să te ajut, să-ți aduc aplicația, să ți-o configurez, să te sfătuiesc, dar în niciun caz nu pot eu să facilitez cu adevărat transformarea în companie”, punctează Andrei Negulescu. În acest context, adoptarea unui sistem digital nu este doar o decizie tehnică, ci una de leadership.
Soluțiile Matricia: Tasklight și managementul proceselor
Matricia Solutions oferă două tipuri de soluții digitale. Prima, Tasklight, se concentrează pe managementul sarcinilor. „Tasklight este o aplicație construită de noi și care are ca beneficiu că se implementează foarte repede, este accesibilă din punct de vedere al costurilor și oferă un cadru generic în care oamenii pot lucra eficient, fără să fie nevoie de proiect de transformare, de configurare și așa mai departe. Și mai ales se poate începe de sus în jos, adică se poate începe dinspre management în jos.”
Cea de-a doua nișă vizează managementul proceselor de business și de documente. „Este zona în care Matricia are experiență de multă vreme - generarea unei oferte pentru o licitație, gestiunea contractelor, tot ce înseamnă generarea, semnarea contractelor, aprobarea facturilor, practic toate fluxurile de informații care ajung să rezulte în tranzacții”.
Negulescu subliniază că sistemele Matricia se integrează cu infrastructura IT existentă a companiilor. „Sistemele noastre se integrează foarte bine cu IRP-urile companiilor sau cu sistemele core - core banking, core insurance. Noi facem tot procesul care rezultă într-o tranzacție și după aceea se înregistrează în contabilitate, în IRP, la nivel de inventar, la nivel de clienți și așa mai departe.”
Situația digitalizării în România
Gradul de adopție a unor soluții IT moderne în mediul de business autohton diferă mult la nivelul companiilor și domeniilor de activitate. „Depinde foarte mult de domeniu și depinde foarte mult de zona din care vin companiile. Acum, în România, sunt companii care fac progrese uriașe în domeniul digitalizării. Sunt însă alte companii pentru care chestia asta nu a fost o prioritate. Sunt companii cu cifre de afaceri de sute de milioane de lei care în continuare folosesc unelte super simple de contabilitate și ăla e singurul lor sistem IT. Și restul au un file server în care își stochează documentele.”
Beneficii vizibile rapid și o zi de lucru eficientă
Una dintre cele mai frecvente întrebări legate de implementarea unui sistem modern de task management este cât de repede se văd rezultatele. „Depinde de sistem, de companie și de implementare. Noi cu Tasklight țintim ca rezultatele să fie văzute rapid de echipa pentru care se implementează. Adică vorbim de trei săptămâni.”
„În proiectele tradiționale pe care le facem în segmentul Enterprise, adică în companii mari, proiectele durează 3 - 6 luni, depinde cât de eficient colaborăm cu clientul. După ce s-a făcut implementarea, soluția IT are o perioadă în care, spunem noi, se rodează. Pentru că noi mergem într-o organizație și întrebăm oamenii cum lucrează în acel moment și încercăm să traducem acel mod de lucru în niște fluxuri digitale. Doar odată ce îi pui cu adevărat să lucreze în sistem, descoperi toate scenariile, toate nevoile. Este o perioadă în care se mai fac ajustări. Și după aceea, beneficiile se văd imediat”
Conducerea firmei observă rapid impactul: „Managerii, deodată, au rapoarte pe procesele respective, au liniștea că lucrurile sunt în ordine, că nu sunt expuși la riscuri uriașe și se vede clar felul în care procesele sunt făcute mai eficient, cu costuri mai mici, cu randament mai mare, cu mai puțină frustrare.”
Planuri pentru viitor și accesibilitatea sistemului
Tasklight este o aplicație flexibilă și accesibilă chiar și organizațiilor mici, spune Negulescu. „Această aplicație este menită să fie utilă atât într-o organizație cu sute de angajați, cât și într-o organizație care e la început și are 10 oameni… Ba s-ar putea să fie cel mai utilă în aceste cazuri, pentru că în organizațiile mici timpul pe care îl au oamenii să facă mari proiecte și să implementeze și să gândească este mai redus decât în companiile mari.”
Cu o activitate tot mai fragmentată de notificări, chat-uri și inbox-uri aglomerate, diferența dintre haos și performanță într-o firmă este dată de modul în care managementul alege să organizeze munca. Dincolo de instrumente, digitalizarea devine un exercițiu de claritate și responsabilitate, iar renunțarea la soluțiile improvizate este primul pas către un management care chiar este eficient.
Acest articol a fost realizat cu sprijinul Matricia Solutions.
Urmăriți Republica pe Google News
Urmăriți Republica pe Threads
Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp
Alătură-te comunității noastre. Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.