La aproape două luni de la implementarea sistemului e-Factura, companiile se lovesc încă de probleme. Pentru unele s-au găsit soluții, pentru altele încă se caută. Daniel Sandu, managing partener D&C Conta a oferit în cadrul workshop-ului Factura electronica RO e-Factura: cum o poți implementa în afacerea ta, organizat la Stup, răspunsurile la cel mai des întâlnite întrebări apărute pe marginea acestui subiect. Expertul a vorbit, de asemenea, despre modificările care au apărut pe parcurs, precum și despre cele mai importante aspecte de care trebuie să țină cont cei care nu au făcut nimic până acum pentru a implementa e-Factura.
Stup este un proiect al Băncii Transilvania, un spațiu fizic unde antreprenorii pot găsi sprijin indiferent de etapa în care se află business-ul lor. Stup funcționează ca un marketplace de produse și servicii necesare oricărui antreprenor, un loc în care oricând poți găsi consiliere gratuită dedicată afacerii tale. Și pentru că Stup este un loc în care chiar se fac lucruri, poți consulta agenda evenimentelor organizate și găzduite AICI.
Principalele modificări care au fost aduse au vizat introducerea filtrului care elimină duplicatele, introducerea unui buton prin intermediul căruia facturile pot fi vizualizate direct în SPV, lucru care nu era posibil până acum decât prin utilizarea unui soft special, precum și posibilitatea de a trimite o autofactură, care inițial era respinsă.
„Acest sistem există din aprilie 2022, astfel că multe chestiuni care ar fi putut fi rezolvate dinainte. Dar principala nemulțumire a oamenilor este că sunt foarte multe perioade de nefuncționare a sistemului. Iar dacă platforma nu funcționează, nu te poți conforma, iar neconformarea se sancționează, și statul nu ține cont de acest lucru. De aceea sunt oamenii indignați, pentru că nu este un tratament echitabil. Deși avem în lege o reglementare care spune că perioadele de nefuncționare trebuie anunțate pe pagina Ministerului de Finanțe, acest lucru nu se întâmplă. Și te trezești cu amenzi, deși tu nu aveai cum să te conformezi”, a explicat Daniel Sandu.
e-Factură. Cele mai frecvente întrebări
Cine trebuie să transmită factura electronică?
Orice entitate care desfăşoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse şi/sau prestarea de servicii (societate comercială, PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială, cabinet medical, ONG cu activitate economică), indiferent că este sau nu înregistrată în scopuri de TVA.
E-factura este nu numai un sistem de trimitere, dar și de primire a facturilor de la furnizori. La de 1 iulie, exemplarul original al facturii este doar cel electronic, iar facturile care nu se vad în SPV nu se plătesc.
Eu lucrez în IT și emit lunar doar o factură către un client din SUA. Sunt obligat să folosesc sistemul e-Factura?
Da, pentru că ești obligat să primești facturile emise de partenerii tăi către tine pentru livrările/prestările pe care ți le facturează. Și ai cel puțin factura de contabilitate.
Sunt PFA neplătitor de TVA. Toți clienții și furnizorii mei sunt la rândul lor neplătitori de TVA. Sunt obligat să folosesc sistemul e-Factura?
Da. Aceasta este prevederea legală potrivit căreia toți operatorii economici, indiferent de forma de organizare și de faptul că este sau nu neplătitor de TVA, trebuie să folosească sistemul. În plus, în viitor e posibil să ai relații comerciale cu astfel de clienți sau furnizori.
Factura trebuie transmisă obligatoriu de persoana care a obținut semnătura electronică, adică de administratorul firmei?
Teoretic, da. Practic, tokenul pentru semnătură digitală poate fi transmis unei persoane de încredere din companie care să emită și să transmită facturi. Problema este că acestă persoană va avea acces la toate informațiile financiare, de la cifră de afaceri până la salarii.
De ce nu se pot gestiona problemele e-Factura pe semnătura electronică a contabilului? De ce emitentul facturii trebuie să aibă semnătură electronică proprie?
Teoretic se poate, dar sfatul specialiștilor este să ai acces direct în SPV. Din mai multe motive. De exemplu, ca să verifici personal facturile care vin pe numele companiei sau, în situația în care facturile trebuie corectate, să verifici când au fost retrimise. De asemenea, să poți descărca și arhiva facturile direct din SPV, în condițiile în care ANAF nu le păstrează decât 60 de zile.
Accesul la SPV nu trebuie condiționat de contabil. Acesta se poate afla în concediu, se poate îmbolnăvi sau poate uita să-și prelungească valabilitatea semnăturii electronice. Este posibil, de asemenea, să se retragă din activitate sau să dorești să închei colaborarea cu el.
Trebuie transmise și facturile emise către persoanele fizice?
Facturile pentru care, începând cu 1.04.2024, există obligativitatea de a fi transmise electronic sunt cele din relațiile comerciale de tip B2B, B2G (autorități și instituții publice) și Bstrăini 2B. Bstrăini sunt operatori economici persoane impozabile nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA în România.
Pentru facturile B2C nu există această obligativitate, dar pot fi trimise ca o cheie de control pentru contabil. Cu atât mai mult cu cât ai și clienți persoane juridice, iar la sfârșit de lună este nevoie de o situație completă a tuturor facturilor emise.
Excepție fac facturile emise către persoane fizice, care folosesc tichete de vacanță, și pentru care transmiterea este obligatorie.
Bonurile fiscale se transmit prin e-Factura? Dar facturile către clienți externi?
Nu.
Care e termenul de transmitere?
Până la 30.06.2024: 5 zile lucrătoare de la întocmirea facturii
De la 01.07.2024: 5 zile calendaristice de la întocmirea facturii
Care sunt sancțiunile?
15% din factură.
De când se aplică sancțiunile?
De la 1 aprilie, amenzi diferențiate în funcție de mărimea contribuabililor:
- contribuabili mari de la 5.000 lei la 10.000 lei
- contribuabili mijlocii de la 2.500 lei la 5.000 lei
- celelalte persoane juridice și persoanele fizice de la 1.000 la 2.500 lei
De la 1 iulie, 15% din valoarea facturii pentru primirea și înregistrarea de către destinatari a unor facturi neraportate în e-Factura.
Pot să plătesc o factură pe care am primit-o în pdf, dar pe care nu o văd în SPV?
Da, dar doar până la 30 iunie 2024. După această dată, exemplarul original al facturii este doar fișierul .xml. Nu vei mai putea lua în considerare facturile primite doar prin e-mail sau pe hârtie.
Am transmis facturile în SPV în termenul legal de 5 zile, dar nu am recipisa de validare a transmiterii pentru că serverul ANAF nu funcționează. Facturile sunt considerate transmise?
Nu. Chiar dacă serverul nu funcționeazaă în acel moment trebuie să revii și să obții recipisa.
Ce fac dacă am greșit o factură sau am primit o factură greșită?
Factura electronică nu se poate retrage sau returna în sistemul e-Factura. Corecția se face prin anulare sau stornare. Factura electronică corectată se transmite tot prin sistemul e-Factura.
Dacă factura primită este greșită, trimte emitentului un mesaj prin SPV (buton Mesaj).
Cum soluționez erorile la transmitere bulk?
Trebuie să iei legătura cu producătorul softului de facturare.
Compania trebuie să păstreze facturile transmise și primite electronic?
Recomandarea specialiștilor este ca aceste facturi să fie descărcate și stocate în siguranță, pentru că ANAF-ul le păstrează doar 60 de zile, iar apoi sunt disponibile doar la cerere.
Cum implementezi e-Factura?
Dacă până acum nu ai făcut niciun demers pentru implementarea facturii electronice, mai ai timp până pe 31 martie. Ai AICI un ghid pas cu pas. Experții de la D&C Conta recomandă înrolarea cât mai rapidă pentru că, pe lângă sancțiuni, este important să folosești acest timp pentru stabilirea paradigmei de lucru cu contabilul, care trebuie schimbată.
Un aspect foarte important de care trebuie să ții cont după ce te înrolezi în sistemul e-Factura este obligativitatea de a încărca toate facturile emise începând cu 1 ianuarie 2024.
Urmăriți Republica pe Google News
Urmăriți Republica pe Threads
Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp
Alătură-te comunității noastre. Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.
> Da, pentru că ești obligat să primești facturile emise de partenerii tăi către tine pentru livrările/prestările pe care ți le facturează. Și ai cel puțin factura de contabilitate.
Cred ca e o informatie eronata. Nu toata lumea are facturi de contabilitate si poti avea o firma straina care iti face contabilitatea. Deci la intrebarea asta se poate raspunde si nu.