foto Profimedia
Utilizate cu succes de companiile private pentru reducerea costurilor și eficientizarea proceselor, centrele de servicii partajate ar putea reprezenta soluția pentru reforma structurală a administrației publice din România. Reforma administrației publice centrale și locale este unul dintre punctele cheie în Pachetul 3 de măsuri prin care Guvernul României își propune să facă reforme în sistemul public ca să eficientizeze cheltuielile publice și să reducă deficitul bugetar.
Ineficiența administrației - o realitate costisitoare în România
Recent premierul a declarat că reducerea cheltuielilor în administrația locală și centrală este o necesitate, inclusiv prin diminuarea personalului la nivelul autorităților locale, și nu doar a unor posturi neocupate, dar, în multe cazuri, anumite funcțiuni riscă să rămână descoperite.
Astăzi, aproape toate instituțiile publice din România – fie că este vorba de ministere, agenții guvernamentale, primării, spitale sau școli – au propriile departamente de contabilitate, resurse umane, achiziții sau IT. Această fragmentare duce la costuri redundante, procese neuniforme, lipsă de control centralizat și diferențe majore de calitate între instituții similare. În acest context, considerăm că una dintre cele mai coerente și sustenabile soluții structurale aflate la dispoziția Guvernului pentru reducerea costurilor și eficientizarea administrației publice este implementarea centrelor de servicii partajate (Shared Service Centers – SSC).
Consolidarea unor funcții suport în centre specializate, care deservesc simultan mai multe instituții, poate genera câștiguri de productivitate și reduceri de costuri cu personalul și tehnologia, dar poate susține în același timp și impunerea unor standarde uniforme de performanță și remunerare pentru poziții similare la nivelul administrației publice. Beneficiile nu sunt teoretice, fiind demonstrate în țări care au trecut deja prin procese similare de reformă.
Cum ar putea funcționa centrele de servicii partajate în administrația din România
Un centru de servicii partajate presupune consolidarea funcțiilor suport (financiar, HR, achiziții, IT) într-o structură comună, cu procese standardizate și sisteme integrate. Acest centru devine „furnizorul intern” de servicii pentru mai multe instituții – de exemplu, toate primăriile dintr-un județ, toate școlile dintr-un sector sau toate spitalele din subordinea unei primării mari.
Aplicat în România, acest model ar putea transforma radical modul în care statul își gestionează resursele. De exemplu, toate spitalele aflate în subordinea Primăriei Municipiului București ar putea utiliza un singur sistem ERP, un singur departament de payroll și o echipă unică de achiziții. În loc să existe 19 departamente financiare și zeci de contracte IT separate, s-ar realiza economii substanțiale de scară, alături de o creștere evidentă a transparenței și a calității serviciilor interne.
Aceeași abordare ar putea fi aplicată la nivel local: mai multe primării mici dintr-o regiune de dezvoltare ar putea utiliza un centru comun pentru contabilitate, achiziții și salarizare. Pentru comunitățile rurale, unde resursele umane calificate sunt limitate, un astfel de model ar aduce nu doar economii, ci și profesionalizarea serviciilor publice.
Serviciile partajate în administrație – un model testat cu succes in Europa
Deși asociate mai ales cu mediul privat, centrele de servicii partajate au fost adoptate în administrația publică încă din anii 1990, în țări precum Australia și Canada, iar în ultimii 30 de ani au devenit tot mai populare fiind implementate cu succes și în țări europene precum Marea Britanie, Irlanda, Danemarca, Finlanda, Estonia sau Polonia.
Cel mai frecvent, serviciile partajate în administrație acoperă trei domenii: (1) servicii legate de payroll, contabilitate și servicii generale de HR, (2) servicii IT și (3) achiziții publice.
Conform unui raport al Comisiei Europene despre implementarea centrelor de servicii partajate în administrația publică, acestea vin cu trei beneficii importante: reduceri de costuri prin economii de scară și eliminarea posturilor duplicate, îmbunătățirea serviciilor interne din administrație prin specializarea personalului, și eliberarea de resurse la nivelul instituțiilor deservite de aceste centre, resurse care pot fi utilizate pentru îndeplinirea scopului lor de bază.
De exemplu, Olanda a aprobat în 2003 înființarea unui centru de servicii partajate pe zona de HR care să deservească toate departamentele administrației centrale după ce estimările inițiale au indicat economii de 40 de milioane de euro pe an. În Estonia, una dintre cele mai avansate țări din Europa în privința implementării centrelor de servicii partajate în administrație, înființarea unui centru unic pentru servicii de contabilitate și payroll în 2015 a determinat reduceri de costuri de 30% în primul an de funcționare.
În Polonia, funcționează cu succes un centru de achiziții publice. Prin achiziția centralizată de servicii de telecomunicații pentru 600 de unități administrative, acest centru a obținut în perioada 2012-2015 economii de circa 60% față de cheltuielile estimate pe baza tarifelor din piață. Același centru a generat economii de 45% la achiziția de energie electrică pentru 100 de instituții publice.
Beneficii concrete pentru buget și pentru calitatea guvernării
Implementarea centrelor de servicii partajate în administrația publică ar aduce o serie de beneficii concrete, cele mai importante fiind:
- Reducerea cheltuielilor de personal. Prin consolidarea funcțiilor suport, același volum de activitate poate fi acoperit de un număr semnificativ mai mic de angajați, fără a afecta calitatea. Studiile arată că reducerea personalului administrativ poate depăși 15–20% în primii trei ani de la implementare.
- Scăderea costurilor de achiziție. Achizițiile centralizate conduc la contracte-cadru mai avantajoase, volum mai mare și prețuri mai mici. O unitate centrală de achiziții, care să deservească mai multe ministere sau autorități locale, ar putea economisi sute de milioane de lei anual, doar prin reducerea fragmentării procesului și prin negocierea unitară cu furnizorii.
- Creșterea transparenței și reducerea riscurilor de corupție. Prin centralizarea achizițiilor publice, procesul devine standardizat, iar deciziile de achiziție se bazează pe reguli clare, nu pe interpretări individuale. Automatizarea fluxurilor și auditarea centralizată reduc semnificativ riscul de abuzuri.
- Investiții eficiente în tehnologie. În loc ca fiecare instituție să achiziționeze licențe software separate, un sistem unificat permite optimizarea cheltuielilor IT și interoperabilitatea datelor între entități. Aceasta este o condiție esențială pentru digitalizarea administrației, pe care premierul Ilie Bolojan a subliniat-o recent ca prioritate guvernamentală.
- Reorientarea managementului către politici publice. Managerii instituțiilor nu ar mai fi nevoiți să consume timp și resurse pentru probleme administrative (salarii, contracte, achiziții minore), ci s-ar putea concentra pe obiectivele de fond, respectiv dezvoltare locală, educație, sănătate publică, inovare.
Primii pași spre reformă
Implementarea unui astfel de model nu este simplă și presupune voință politică, management al schimbării și un cadru legislativ clar. Este inevitabil ca o astfel de inițiativă de schimbare la nivel structural a administrației publice să întâmpine o rezistență puternică, fie din teama de pierdere a controlului, fie din inerția unui sistem administrativ construit pe autonomie instituțională.
Pentru a valida modelul, România ar putea începe cu proiecte-pilot, cum ar fi un centru regional pentru salarizare și contabilitate care să deservească mai multe primării dintr-un județ sau un centru de achiziții comun pentru spitalele din București. Rezultatele rapide ar demonstra eficiența modelului și ar crea încrederea necesară pentru o extindere la nivel național.
Reducerea cheltuielilor publice nu poate veni doar din tăieri sau înghețări de posturi, ci din reformarea structurală a modului în care sunt furnizate serviciile interne ale statului. Centrele de servicii partajate nu sunt o soluție miraculoasă, dar reprezintă un pas către o administrație publică modernă, eficientă și orientată către cetățean.
Așa cum în mediul privat, marile corporații au descoperit de peste două decenii avantajele partajării serviciilor interne, este timpul ca și statul român să împrumute această logică de eficiență. Un guvern agil nu înseamnă doar un guvern digital, ci unul care știe să facă mai mult cu mai puțin.
Urmăriți Republica pe Google News
Urmăriți Republica pe Threads
Urmăriți Republica pe canalul de WhatsApp
Alătură-te comunității noastre. Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.
Oricum, aceste servicii au și "cons", nu doar "pros". De exemplu, vrei pentru echipe mobile niște laptopuri cu caracteristici deosebite (să zicem, cu autonomie mai mare sau rezistente la lucru în medii grele), trebuie să ceri voie la ONAC și să-i convingi pentru o derogare, altfel, toți bugetarii trebuie să aibă numai ceva dintre modele de laptopuri contractate de ONAC. Și asta e valabil pentru toate bunurile și serviciile care ar trebui achiziționate prin ONAC. Asta ar înțelege un angajat de la PwC (norcoul lor că nu e cazul) dacă ar avea pe birou un laptop achiziționat prin ONAC.
În plus, domenii întinse din sfera achizițiilor sunt astfel acaparate de foarte puțini furnizori, restul operatorilor economici (adică, majoritatea covârșitoare) luându-și adio de la contractele cu statul.
Și, nu în ultimul rând, cea mai grea problemă ar rămâne redistribuirea forței de muncă disponibilizate. Nu poți pune un contabil să facă altceva decât contabilitate. Deci nu e o treabă simplă care să depindă numai de voința politică, va fi o chestiune dificil de pus în practică.