Sari la continut

De patru ani suntem împreună. Vă mulțumim!

Republica împlinește patru ani de existență. Vă mulțumim că ne sunteți alături în această călătorie prin care ne poartă bunul simț, nevoia unei dezbateri de calitate și dorința pentru un loc mai bun în care să ne spunem ideile.

Cât ne costă multitaskingul la birou. Tehnica Pomodoro, plus alte trei metode care m-au făcut să-mi gestionez mai bine timpul la muncă

Trăim într-o lume hiperconectată care încurajează multitaskingul. În descrierea multor joburi se cere capacitatea de a face mai multe lucuri deodată.

Ne-am obișnuit așa, iar dacă mai adăugăm și hoții de timp, cum ar fi diferitele știri, aplicații mobile sau chiar rețelele sociale, constatăm că ne-am cam dezobișnuit să facem un singur lucru odată. Ne pierdem interesul rapid și întrerupem activitatea, sărind la alta, ca mai apoi să revenim.

În realitate nu facem multitasking, ci task switching. Însă acest obicei e un mare consumator de timp, pentru că va trebui să ne reamintim unde am rămas. Este și periculos, pentru că putem uita lucuri esențiale din sarcina respectivă.

Sărim de la una la alta, ceea ce ne forțează creierul să comute ideile, conceptele și procesele. E ca și cum am citi 3 cărți în același timp. Terminăm un capitol sau uneori chiar un singur paragraf și ridicăm următoarea carte. Trebuie astfel să ne reamintim unde am rămas și care era firul poveștii.

Recunosc că am făcut așa câțiva ani, însă după ce am realizat că pierd prea multe detalii, am ajuns să citesc numai două cărți în același timp și le schimb după câteva seri. Aleg două domenii diferite și le citesc în funcție de starea de spirit pe care o am.

Cât timp le ia oamenilor să revină la sarcina anterioară?

Studiile doamnei Gloria Mark, profesor al departamentului de informatică al Universității din California, ne arată că 82% din munca întreruptă este reluată în aceeași zi. Dar, partea proastă este că e nevoie în medie de 23 de minute și 15 secunde pentru a relua activitatea pe care am început-o.

Care este costul psihologic ale acestor întreruperi?

Experimentul a folosit o scală pentru măsurarea volumului de muncă și al stresului.

S-a constatat un nivel semnificativ mai mare al stresului, al frustrării, al efortului mental, acolo unde oamenii au fost întrerupți din munca lor. Deci, acesta este costul întreruperilor.

Concentrându-ne doar pe o singură sarcină la un moment dat, asta ne permite să fim mai productivi. Să ne gândim la liniile de producție și de asamblare. Atunci când fiecare persoană se concentrează pe o singură sarcină, produsul poate fi asamblat mai rapid. În celălalt caz, dacă fiecare persoană trebuie să schimbe sarcinile în mod repetat pentru a asambla un produs întreg, timpul total va fi mai mare.

În 1913, Henry Ford instalează prima linie de asamblare în mișcare pentru producția de masă a unui întreg automobil. Inovația lui a redus timpul de construcție al unei mașni de la mai mult de 12 ore, până la două ore și 30 de minute.

Însă în ziua de azi nu e ușor să poți rămâne concentrat doar pe un task.

Întreruperile datorate telefoanelor, e-mailurilor și mesajelor, dar și curiozitatea de deschidere a mai multor tab-uri din browser pentru a vedea ce mai e nou, sau ce au mai postat prietenii, sunt greu de gestionat.

Multitasking

Iată câteva sfaturi:

1. Încearcă tehnica Pomodoro

Principiul de bază al acestei tehnici este să rămâi concentrat asupra unei activități timp de 25 de minute. Înlătură orice ți-ar putea distrage concentrarea. Ia-ți o pauză de 5-10 minute, până la următorul calup de 25 de minute. Cronometrează-te, obișnuiește-te să te uiți la ceas și să îți organizezi riguros timpul. E o resursă limitată, de care toată lumea se plânge.

2. Ia deciziile mai rapid

Se spune că mai rea decât o decizie proastă este indecizia. Așa că nu mai amâna răspunsul la un e-mail odată ce l-ai deschis. Vei pierde timp așa și a doua oară când va trebui să îl recitești, plus că nu vei avea mintea limpede complet când vei trece la următorul.

3. Ține doar un tab deschis în browser

Știu, e greu, și eu încă mai lucrez la asta, dar ideea e să te obișnuiești să salvezi în bookmark, în foldere separate celelalte taburi. Nu-ți fie frică să închizi toate taburile, există combinații de taste scurte, care redeschid browserul cu toate paginile pe care le-ai închis. Un exemplu este Ctrl+Shift+T.

4. Grupează activitățile

Dimineața citește și răspunde la fiecare e-mail, apoi apucă-te de telefone, apoi de browsing.

E doar un exemplu, tu știi mai bine ce ai de făcut, însă ideea este să grupezi sarcinile în blocuri compacte, tocmai pentru a evita distragerea atenției.

Cel mai greu însă va fi însă eliminarea hoților de timp. Fă-ți o listă, și începe să tai din ei, la modul practic. Te vei bucura de mai mult timp pentru tine.

Abonează-te la newsletterul Republica.ro

Primește cele mai bune articole din partea autorilor.

Comentarii. Intră în dezbatere
  • Interesant. O sa incerc si eu.
    • Like 0
  • Articol bun, util!
    • Like 0


Îți recomandăm

Andreas Samuelsson

Andreas Samuelsson a plecat din Suedia la puțin timp după terminarea liceului, într-o țară despre care nu știa absolut nimic, probabil nici să o identifice pe hartă, dar în care s-a regăsit și în care a luat contact cu realitatea imediată și foarte concretă.

Citește mai mult

Cristina Țopescu

Scriu aceste rânduri pentru că tristețea însinguratei morți a Cristinei s-a amestecat cu furia. La zisa televiziune au apărut șefi și trepăduși care au „mărturisit” despre ce bună era Cristina. Și cât sunt de afectați de dispariția ei... Chiar și după 30 de ani de gazetărie trebuie să mai învăț că fățărnicia nu are niciodată margini.

Citește mai mult

articol audio
play icon mic icon Ciprian Aber

În urmă cu trei ani, Ciprian Aber se afla la o partidă de pescuit cu un prieten de-al său, apicultor, care îi tot povestea despre creșterea albinelor. Și-a dat seama că îi făcea plăcere discuția, iar curiozitatea îl tot îmboldea să pună întrebări. La un moment dat, prietenul său i-a spus: „Auzi, nu vrei să îți fac eu cadou doi stupi de albine? Îi duci la tine la țară și ai grijă de ei...” (Foto: Arhivă personală)

Citește mai mult

companie - IMM - Foto Guliver/Getty Images

În bugetul pe anul 2020, guvernul Orban trebuie să susțină antreprenoriatul românesc mai mult decât au făcut-o guvernele PSD, solicită Asociația Consultanților pentru Programe Antreprenoriale. Foto Guliver/Getty Images

Citește mai mult